E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern
E-Mail ist nicht nur eine der wichtigsten Kommunikationsformen im Unternehmen, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen. Die per E-Mail übermittelten Daten sammeln sich in den Postfächern der Mitarbeiter. So entstehen gigantische Wissensammlungen, die Jahre umfassen und tagtäglich weiter anwachsen.
Dieses Wissen langfristig zur archivieren und für alle Mitarbeiter im Unternehmen sinnvoll nutzbar zu machen ist eine echte Herausforderung für die IT-Abteilungen.
Wieso sollten E-Mails archiviert werden?
Unternehmen, wie Ihres, verfügen in der Regel über funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch mit dem Fokus auf die Kommunikation per E-Mail konzipiert und implementiert. Zur Archivierung und Bereitstellung großer Datenmengen eignen sie sich nicht.
Im geschäftlichen Umfeld ist die Archivierung von E-Mails jedoch wünschenswert bzw. sogar gesetzlich vorgeschrieben. Da diese Anforderung mit den bestehenden Systemen nicht erfüllt werden kann, kommt hier eine E-Mail-Archivierung ins Spiel.
Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?
Der MailStore Server ist als Ergänzung zum bestehenden E-Mail-System zu betrachten. Der Administrator besteimmt, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den regulären Postfächern der Benutzer gelöscht werden.
Nach der Archivierung stehen die E-Mails den Benutzern über den MailStore Server zur Verfügung.
Vorteile der E-Mail-Archivierung
Rechtliche Sicherheit
Rechtliche Anforderungen erfüllen
E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher unf jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
E-Mails als Beweis nutzen
Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.
E-Discovery
Die Archiv-Suche kann auch auf unternehmensebene als e-Discovery-Maßnahme verwendet werde, bei der der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.
Produktivität steigern
Extrem schnelle Volltextsuche
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensresource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert somit die Produktitvität im Unternehmen.
Hohe Akzeptanz bei den Anwendern
Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook und Web Access.
Postfachbegrenzung abschaffen
Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.
Wer in der Zukunft lesen will, muss in der Vergangenheit blättern.
Ich habe Fragen zum MailStore Server
E-Mail-Archivierung ist ein komplexes Thema. Insbesondere, wenn alle Aspekte berücksichtigt werden sollen. Gern beraten wir Sie ausführlich zum Thema E-Mail-Archivierung im Allgemeinen und zum MailStore Server im Speziellen.
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